Politique de confidentialité

1. Qui traite vos données

La plateforme FinAccess, accessible à l'adresse solicompta.com, est éditée par CUBE HOLDING SARL, société à responsabilité limitée de droit togolais, qui agit en qualité de responsable du traitement au sens de la loi togolaise n°2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel.

Cette politique décrit les données que nous collectons, ce que nous en faisons, avec qui nous les partageons, et les droits dont vous disposez. Elle s'applique à toute personne utilisant FinAccess, que ce soit pour son entreprise ou pour le compte d'une entreprise cliente.

2. Les données que nous collectons

2.1 Données d'identification

• Nom, prénom, adresse électronique et numéro de téléphone de l'utilisateur ;
• Photo de profil, si vous choisissez d'en ajouter une ;
• Identifiants de connexion : mot de passe (jamais stocké en clair) et jetons de session.

2.2 Données de l'entreprise

• Raison sociale, numéro RCCM, numéro d'identification fiscale (NIF), pays, adresse, secteur d'activité ;
• Régime fiscal et assujettissement à la TVA.

2.3 Données comptables et financières

Ce sont les données que vous saisissez, ou qui sont produites par la plateforme à partir de vos saisies. Elles sont tenues conformément au référentiel comptable SYSCOHADA révisé :

• Écritures comptables, journaux, grand livre, balance et plan de comptes ;
• Factures, clients, règlements et relances ;
• Dépenses, mouvements de trésorerie, matériel et amortissements, emprunts ;
• Bulletins de paie et données des salariés saisies par l'entreprise ;
• Déclarations et obligations fiscales, calculs d'impôts ;
• États financiers : bilan, compte de résultat, flux de trésorerie ;
• Scores financiers et analyses associées.

2.4 Données techniques

• Adresse IP, type de navigateur et d'appareil ;
• Horodatage des connexions et des actions effectuées dans la plateforme ;
• Journaux d'erreurs nécessaires au bon fonctionnement du service.

3. Pourquoi nous les traitons

Nous utilisons vos données pour les finalités suivantes, et pour aucune autre :

• Tenir votre comptabilité et produire vos documents : factures, bulletins de paie, états financiers conformes au SYSCOHADA ;
• Calculer vos obligations fiscales selon les règles du pays de votre entreprise ;
• Analyser le risque de crédit et établir une notation financière, afin de faciliter votre accès à un financement ;
• Vous mettre en relation, à votre demande, avec un partenaire financier ou un expert ;
• Gérer votre compte, vos crédits d'export et nos échanges avec vous ;
• Assurer la sécurité du service et prévenir la fraude.

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons vos données avec personne à des fins commerciales ou publicitaires.

4. Sur quelle base légale

• L'exécution du contrat qui nous lie : sans vos données comptables, la plateforme ne peut pas rendre le service que vous demandez ;
• Votre consentement, pour tout ce qui sort du service de base : transmission de votre dossier à un partenaire financier, mise en relation avec un expert, analyse par intelligence artificielle ;
• Le respect d'obligations légales, notamment en matière de conservation des documents comptables ;
• Notre intérêt légitime à sécuriser la plateforme et à prévenir les usages frauduleux.

5. Qui y a accès

5.1 Au sein de FinAccess

Seules les personnes habilitées de CUBE HOLDING SARL accèdent aux données, et uniquement dans la mesure nécessaire à leurs fonctions : administration de la plateforme, support et assistance comptable. Chaque accès est tracé.

5.2 Les partenaires financiers et bancaires

Votre dossier financier, votre score et vos états financiers ne sont transmis à une banque, une institution de microfinance ou un investisseur que si vous en faites la demande, en déposant une recherche de financement et en acceptant les conditions qui vous sont présentées à ce moment-là. Sans cette démarche de votre part, aucun tiers financier ne voit vos données.

5.3 Les experts recommandés

Si vous demandez une mise en relation avec un expert (comptable, juriste, expert financier…), nous lui communiquons uniquement les coordonnées de contact que vous avez indiquées et la nature de votre besoin. Vos écritures comptables ne lui sont pas transmises par la plateforme.

5.4 Nos prestataires techniques

5.5 Les autorités

Nous ne divulguons vos données à une autorité que sur réquisition judiciaire ou lorsque la loi nous y oblige.

6. Score financier et analyse par intelligence artificielle

Votre score financier est calculé automatiquement à partir des écritures que vous avez vous-même saisies. Il traduit la santé financière de votre entreprise et sert à préparer un dossier de financement.

• Le score ne déclenche aucune décision automatique : l'octroi ou le refus d'un financement relève toujours du partenaire financier, qui décide selon ses propres règles.
• Vous pouvez à tout moment consulter le détail du calcul et les éléments qui pèsent sur votre note.
• Aucun score n'est publié ni partagé sans votre demande.

6.1 L'analyse par intelligence artificielle

Si vous demandez une analyse détaillée de votre score, des indicateurs financiers de votre entreprise sont transmis à notre prestataire d'intelligence artificielle (Groq) pour produire ce commentaire. Il s'agit de données agrégées — chiffre d'affaires, charges, ratios, score par pilier — et non de votre grand livre détaillé.

7. Où sont hébergées vos données

Vos données sont hébergées sur des serveurs exploités par notre prestataire d'infrastructure Hostinger. Ces serveurs sont situés hors du territoire togolais. Le pays d'hébergement exact vous est communiqué sur simple demande à l'adresse indiquée en section 13.

De même, l'analyse par intelligence artificielle décrite en section 6 implique un transfert de données vers un prestataire établi hors du Togo.

Nous exigeons de ces prestataires des garanties contractuelles de confidentialité et de sécurité au moins équivalentes à celles que nous appliquons nous-mêmes.

8. Comment nous les protégeons

Les mesures suivantes sont effectivement en place :

• Chiffrement des communications entre votre appareil et nos serveurs (HTTPS/TLS) ;
• Mots de passe hachés par un algorithme à sens unique : nous ne pouvons pas les lire, même en interne ;
• Cloisonnement par entreprise : chaque requête est filtrée par entreprise, une société ne peut pas atteindre les données d'une autre ;
• Droits par rôle : entrepreneur, comptable, analyste et administrateur n'ont pas les mêmes accès ;
• Vérification de l'adresse électronique à la création de compte, et limitation des tentatives de connexion ;
• Verrouillage comptable : une écriture validée ne peut plus être modifiée ni supprimée, seulement contre-passée, ce qui garantit la traçabilité de votre comptabilité.

De votre côté, choisissez un mot de passe long et unique, ne le partagez pas, et signalez-nous immédiatement toute activité suspecte sur votre compte.

9. Combien de temps nous les gardons

À la fermeture de votre compte, vos données comptables sont conservées le temps imposé par la loi, puis supprimées. Vous pouvez demander la suppression anticipée de ce qui n'est pas soumis à une obligation légale de conservation.

10. Vos droits

Conformément à la loi n°2019-014, vous disposez des droits suivants sur vos données à caractère personnel :

• Droit d'accès : obtenir une copie des données que nous détenons sur vous ;
• Droit de rectification : faire corriger une information inexacte ou incomplète ;
• Droit de suppression : faire effacer vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation ;
• Droit d'opposition : vous opposer à un traitement, notamment à la transmission de votre dossier à un partenaire financier ;
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela remette en cause ce qui a été fait auparavant.

L'exercice de ces droits est gratuit. Écrivez-nous à finaccess.app@gmail.com : nous répondons dans un délai maximum de trente jours. Nous pouvons vous demander de justifier votre identité avant de communiquer des données.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir l'autorité togolaise chargée de la protection des données à caractère personnel.

11. Cookies

FinAccess utilise uniquement des cookies nécessaires au fonctionnement du service : maintien de votre session ouverte, protection contre la falsification de requêtes, mémorisation de préférences d'affichage comme le mode sombre.

Nous n'utilisons pas de cookie publicitaire et ne revendons aucune donnée de navigation. Vous pouvez bloquer les cookies dans votre navigateur, mais la connexion à votre compte ne fonctionnera plus.

12. Modifications de cette politique

Cette politique peut évoluer avec le service ou la réglementation. Chaque version porte un numéro et une date d'entrée en vigueur, indiqués en haut de cette page. En cas de changement important — une nouvelle finalité, un nouveau destinataire — nous vous en informons par courrier électronique ou par une notification dans la plateforme avant qu'il ne prenne effet.

13. Nous contacter

Pour toute question sur cette politique, pour exercer vos droits ou pour signaler un incident :

• CUBE HOLDING SARL — éditeur de FinAccess
• Adresse : Segbé, Lomé, Togo — BP 18185
• Courriel : finaccess.app@gmail.com
• Téléphone : +228 90 53 51 21
• Plateforme : solicompta.com